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Planilha para tomada de decisão com base em requisitos mínimos

Há algumas semanas, havia colocado na cabeça que precisava comprar um câmera digital nova. Comecei a pesquisar algumas informações em sites de fabricantes, blogueiros especializados e no varejo de eletrônicos online. A cada modelo, especificações ora detalhadas demais, ora muito sucintas. Testemunhos positivos, negativos; alguns mais úteis para mim do que outros etc.

Era preciso organizar as informações e estabelecer os meus próprios critérios para não acabar comprando caro demais entusiasmado por características de que, no fundo, não necessito e, também, não gastar um bom dinheiro em opções que, em breve, pudessem frustrar minhas expectativas.

Lembrei de algumas mensagens que recebemos ao longo dos últimos meses, fazendo referência a uma planilha para a tomada de decisão, em geral. Reuni alguns conceitos básicos de análise de requisitos e montei essa versão que segue abaixo disponível para vocês testarem.

Deixei alguns campos já preenchidos com as informações fictícias de câmeras digitais, mas vale destacar que essa planilha pode ser utilizada tanto para comparar produtos de características semelhantes, quanto fornecedores de serviços similares ou, até mesmo, analisar alternativas de solucionar algum problema organizacional.

Tudo o que você precisará fazer é definir quais os critérios que importam para  a sua análise, estabelecer limites inferiores e/ou superiores para cada característica, além do peso que esses requisitos terão sobre a sua decisão final.

Em breve, incluiremos mais dicas de preenchimento. Aproveitem!

Nova versão da planilha de fluxo de caixa para pequenos empreendedores

Nessa nova versão da Planilha de Fluxo de Caixa para Pequenos Empreendedores, a base de dados foi reformulada sem o uso de macros de preenchimento e é resultado da revisão de alguns pedidos de nossos visitantes, que desejavam mais liberdade para transferir seus registros de outras bases para a nossa planilha.

Enquanto preparamos uma postagem mais completa, baixe gratuitamente a nova versão ou conheça a versão anterior da planilha de fluxo de caixa.

Fluxo de caixa para pequenos empreendedores

Nos últimos meses temos recebido vários pedidos em torno de uma solução para fluxo de caixa para micro e pequenas empresas. Algo que ficasse fácil de alimentar e, ao mesmo tempo, permitisse a extração de relatórios automáticos, com tabelas e gráficos, para auxiliar o acompanhamento gerencial das entradas e saídas ao longo de um ano.

Ao pesquisarmos um pouco mais sobre o tema, percebemos que a partir do fluxo de caixa o gestor ou pequeno empreendedor pode ter acesso a informações consolidadas sobre as finanças de seu negócio que indiquem tendências ou agrupem resultados por causas semelhantes, auxiliando na tomada de decisão sobre que estratégias adotar em seu ambiente de mercado.

Mas que informações podem ser extraídas de um fluxo de caixa? Depende de como ele for elaborado.

Imagine que, a partir de um relatório de fluxo de caixa, você perceba uma queda nas vendas em dia de quarta-feira. Alguma ideia de como aumentar essas vendas? Ficaria mais difícil diagnosticar o problema se você só pudesse enxergar o faturamento mensal, por exemplo.

É por isso que optamos por uma versão em que os dados podem ser lançados diariamente na planilha. A venda prometida, a compra realizada, os fornecedores de insumos ou os custos fixos. Tudo pode ser alimentado e automaticamente visualizado pelos gestores, até em tempo real.

Esperamos que vocês gostem do material e não esqueçam de compartilhar com seus familiares e amigos mais próximos.

Conheça também a nova versão desta planilha!

Algumas aplicações

Essa versão de planilha de fluxo de caixa permitirá a geração automática de pelo menos 13 relatórios muito úteis para pequenos empreendedores, entidades associativas ou, até mesmo, equipes de marketing ou vendas que dependam da aferição de resultados financeiros por região ou grupo de trabalho:

  • fluxo de caixa para autônomos e empreendedores de micro e pequenas e empresas;
  • acompanhamento de resultados de equipes de vendas de empresas em geral;
  • orçamento para pequenas associações e entidades afins.

Como usar a planilha

Primeiramente, certifique-se de ter descompactado todo o conteúdo do arquivo ZIP (para sua segurança, baixe sempre direto de nosso site) para uma mesma pasta em seu computador:

Fig.1 – Lista de arquivos da planilha de fluxo de caixa

Fig.1 – Lista de arquivos da planilha de fluxo de caixa

LANÇAMENTO DE ENTRADAS E SAÍDAS

  1. A primeira planilha a abrir é a reidasplanilhas-base-dados-lancamentos.xslm. A extensão XLSM dessa planilha indica que ela inclui uma ou mais macros dentro de si.

    Criamos algumas macros para facilitar a entrada de dados, como CONTAS e GRUPOS, e separar automaticamente, a partir da digitação de datas pelo usuário, dados complementares de tempo, como dia do mês, dia da semana, mês, trimestre, semestre e ano. Esses dados serão utilizados pelos relatórios dinâmicos gerenciais.

    Por conta do recurso de macro oferecer, dentre outras coisas, a possibilidade de execução de outros programas em seu sistema operacional, o Microsoft Excel perguntará se você realmente deseja habilitar o conteúdo do arquivo. Ao confirmar, a aba de LANÇAMENTOS será carregada automaticamente:

    Fig.2 – Habilite o conteúdo do arquivo para visualizar a planilha de lançamentos

    Fig.2 – Habilite o conteúdo do arquivo para visualizar a planilha de lançamentos

  2. Para adicionar um lançamento, digite uma DATA (dd/mm/aaaa), depois escolha o TIPO do lançamento (se ENTRADAS ou SAÍDAS).
    Fig.3 - Defina a data e o tipo do lançamento

    Fig.3 – Defina a data e o tipo do lançamento

    Em vez de receitas e despesas, optamos por entradas e saídas, pois entendemos que esses conceitos são mais fiéis no caso de transferências (quando uma quantia sai de uma conta e entra em uma outra conta, sem gerar uma nova receita ou despesa);

  3. Defina uma CONTA. Para facilitar a padronização durante a entrada de dados, sempre que você digitar uma nova conta ela ficará disponível na caixa de seleção do próximo lançamento que você fizer:
    Fig. 4 - As próximas células de contas ou grupos carregam as opções incluídas anteriormente

    Fig. 4 – As próximas células de contas ou grupos carregam as opções incluídas anteriormente

    Caso você deseje retirar uma conta criada da lista, basta se certificar de que nenhum lançamento esteja associado a ela, pois as contas criadas que não possuam lançamentos a elas associados serão automaticamente excluídas da lista a cada salvamento do arquivo;

  4. Defina também um GRUPO. Você pode criar grupos para receitas ou para despesas, assim como transferências etc. por departamento ou por unidade geográfica. Os grupos também podem ser utilizados para segmentar resultados de equipes de vendas: RECIFE LOJA01, RECIFE LOJA02, FORTALEZA LOJA01 etc.;
  5. Inclua uma DESCRIÇÃO, para você poder recuperar o código da nota fiscal ou o motivo do lançamento. Nos relatórios dinâmicos é possível resgatar uma relação específica com esses itens, clicando sobre os totais agrupados nas tabelas;
  6. Indique o VALOR. Se for uma entrada, digite o valor sem sinal (2.000,00). Se for uma saída, coloque o valor com o sinal negativo (- 1.500,00);
  7. Por fim, inclua a SITUAÇÃO do lançamento. Se ele ainda não se realizou, indique com a situação previsto. Do contrário, utilize a situação realizado.

    Fig. 5 - Definindo a situação do lançamento

    Fig. 5 – Definindo a situação do lançamento

Ao longo de seu preenchimento, a planilha de lançamentos ficará parecida com o exemplo a seguir:

Fig. 6 - Exemplo de preenchimento da planilha de lançamentos

Fig. 6 – Exemplo de preenchimento da planilha de lançamentos

Um detalhe interessante é que você pode utilizar os controles de filtro e classificação das colunas para selecionar ou ordenar os lançamentos conforme a sua necessidade.

RELATÓRIOS DINÂMICOS GERENCIAIS

Escolha qualquer um dos 13 relatórios gerenciais dinâmicos e observe os dados tabulados com os respectivos gráficos nas abas TABELA e GRÁFICO:

Fig. 7 - Exemplo de relatório gerado a partir da planilha de lançamentos (aba TABELA)

Fig. 7 – Exemplo de relatório gerado a partir da planilha de lançamentos (aba TABELA)

Não esqueça de checar se os filtros estão de acordo com o período desejado.

O gráfico correspondente à tabela acima é esse aqui (mais exemplos no arquivo PDF disponibilizado para download abaixo):

Fig. 8 - Exemplo de relatório gráfico após preenchimento da planilha de lançamentos

Fig. 8 – Exemplo de relatório gráfico após preenchimento da planilha de lançamentos

Nova planilha de horas extras e não trabalhadas com gráfico de frequência do funcionário

Essa é a nova versão da planilha Acompanhamento mensal de horas extras – versão 2 e inclui um gráfico de frequência do funcionário.

Como utilizar a planilha

  • 1ª Aba: CONFIGURAÇÕES
    1. Uma das novidades dessa versão foi a individualização dos horários de expedientes por dia da semana e feriados;
    2. Logo no início, observe o campo TOLERÂNCIA MÁXIMA. Ele sinalizará (na cor vermelho) nas colunas de entrada se o funcionário está reincidindo nos atrasos;
    3. Defina o valor do salário do funcionário (se houver gratificações não variáveis, como bônus ou produtividade, não inclua esses valores na conta) e as horas mensais (geralmente 176 horas). Se o funcionário tiver algum extra como insalubridade ou periculosidade, coloque no campo OUTROS ADICIONAIS;
  • 2ª Aba: FREQUÊNCIA
    1. Os dados do funcionário são trazidos para essa página a partir da aba CONFIGURAÇÕES;
    2. Preencha os horários de entrada e saída nos expedientes 1 e 2. O formato de entrada dos horários é sem pontuação: 1800 para 18:00, 1530 para 15:30. A conversão é automática. E isso facilita a entrada de dados por um digitador experiente, pois ele não irá parar para incluir “:” entre cada par de algarismos;
    3. Se tiver marcado com “Sim” o campo REMUNERAR CHEGADA ANTERIOR AO EXPEDIENTE, os funcionários que entram mais cedo poderão sair mais cedo ou computar horas extras. Caso tenha marcado com “Não”, mesmo que tenham chegado 07:30 as horas só computarão por expediente a partir do horário padrão da aba CONFIGURAÇÕES;
    4. Horas extras só começam a computar caso o funcionário tenha cumprido com as horas regulares no mesmo dia;
    5. Ao lado do dia do mês e dia da semana há uma coluna (EVENTO) para você lançar se naquele dia ocorreu FALTA (total ou parcial), FERIADO ou FOLGA do funcionário;
    6. Na coluna JORNADA ESPECIAL, lance os horários que são passíveis de adicional noturno. Ou seja, se você precisar lançar um período entre 22h e 06h da manhã, coloque nessa área.
  • 3ª Aba: GRÁFICO
    Uma outra novidade nessa versão é que você terá um gráfico de frequência regular, no qual será possível identificar aqueles funcionários que reiteradamente chegam mais tarde ou mais saem mais cedo e diferenciá-los daqueles que apenas exporadicamente o fazem.