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Planilha para tomada de decisão com base em requisitos mínimos

Há algumas semanas, havia colocado na cabeça que precisava comprar um câmera digital nova. Comecei a pesquisar algumas informações em sites de fabricantes, blogueiros especializados e no varejo de eletrônicos online. A cada modelo, especificações ora detalhadas demais, ora muito sucintas. Testemunhos positivos, negativos; alguns mais úteis para mim do que outros etc.

Era preciso organizar as informações e estabelecer os meus próprios critérios para não acabar comprando caro demais entusiasmado por características de que, no fundo, não necessito e, também, não gastar um bom dinheiro em opções que, em breve, pudessem frustrar minhas expectativas.

Lembrei de algumas mensagens que recebemos ao longo dos últimos meses, fazendo referência a uma planilha para a tomada de decisão, em geral. Reuni alguns conceitos básicos de análise de requisitos e montei essa versão que segue abaixo disponível para vocês testarem.

Deixei alguns campos já preenchidos com as informações fictícias de câmeras digitais, mas vale destacar que essa planilha pode ser utilizada tanto para comparar produtos de características semelhantes, quanto fornecedores de serviços similares ou, até mesmo, analisar alternativas de solucionar algum problema organizacional.

Tudo o que você precisará fazer é definir quais os critérios que importam para  a sua análise, estabelecer limites inferiores e/ou superiores para cada característica, além do peso que esses requisitos terão sobre a sua decisão final.

Em breve, incluiremos mais dicas de preenchimento. Aproveitem!

Planilha simplificada para listas de compras: categorias de produtos e gráficos para você se planejar!

Estamos de volta no finalzinho desse mês de maio para atender a vários amigos visitantes com uma nova versão da planilha de lista de compras!

A versão original da planilha foi lançada em 2008 e, de lá para cá, até já publicamos uma planilha de cotação mais elaborada, mas recebemos alguns pedidos de ampliação da quantidade de produtos da versão mais simples.

Por isso, a versão desbloqueada dessa planilha contempla a inclusão de mais de 200 itens, que é para a sua lista não precisar ser dividida em mais de um arquivo.

Algumas aplicações:

  • Organize suas compras de supermercado mensais e acompanhe seus gastos por categorias de produtos;
  • Divida o trabalho de comprar itens de uma lista de suprimentos entre um grupo de amigos ou colaboradores;
  • Faça o orçamento da festinha de aniversário, do chá de fraldas , do churrasco ou do material escolar das crianças;

 

Utilizando a planilha

O preenchimento dessa versão ficou ainda mais simples:

  1. Figura 1 – Painel de categorias de produtos com totais

    Em primeiro lugar, defina as categorias de produtos nas quais pretende agrupar os itens de sua lista.

    Há espaço para até 20 categorias no painel lateral localizado à direita da planilha (figura 1);

     

  2. Figura 2 – Coluna de categorias dos itens da lista

    Sempre que você incluir um produto em sua lista de compras e associar a uma categoria na respectiva coluna à esquerda (figura 2), seu preço total será acrescido no painel da direita e nos gráficos abaixo.

    Caso não deseje associar um determinado produto a qualquer das categorias criadas, seu preço total será acrescentado à linha SEM CATEGORIA do painel direito.

    Todos os itens são totalizados na caixa superior TOTAL DA LISTA;

     

  3. Figura 3 – Primeira página da planilha

    Os totais de cada categoria de produtos definida por você e da linha SEM CATEGORIA serão exibidos nos gráficos automáticos associados abaixo do painel de categorias da primeira página.

    Para facilitar sua impressão, os gráficos e o painel de categorias serão exibidos apenas na primeira página (figura 3), apesar de a lista suportar até 216 produtos por padrão;

    O total da lista é repetido em todas as páginas durante a impressão, para simples referência.

     

  4. Se preferir, você também pode utilizar as categorias para distribuir os itens de sua lista de compras entre seus amigos. Imagine um churrasco ou acampamento da turma.Crie sua lista de itens que não podem faltar, divida o trabalho de compra, imprima a lista e gerencie o que ficou faltando!

Nova versão da planilha de orçamento familiar e pessoal (2011)

Chegamos ao final de mais um ano e boa parte de nós estará nos próximos dias fazendo uma avaliação do que deseja melhorar no ano que virá. Muito provavelmente, organizar as finanças domésticas estará em várias das listas de afazeres de todos nós para 2011.

E por que isso? Porque nossas receitas são limitadas e temos que suprir necessidades e expectativas pessoais e de nossos entes queridos. Essas demandas quase sempre envolvem gastos imprevistos e novas dívidas, exceto quando se tratam de respeito, amor e atenção (estes últimos devem estar em nossas listas todos os anos).

Quando temos uma meta de conquista mais alta, precisamos poupar desde cedo, tentar “apertar os cintos” para salvar um pouquinho para realizações maiores: sua casa própria, aquela segunda lua-de-mel, um carro mais confortável, um instrumento musical para seu filho etc.

Esse controle dos gastos envolve planejamento e disciplina para acompanhar mensalmente se estamos extrapolando nas despesas e, conseqüentemente, adiando a conquista de nossas metas. Nada mais adequado que adotar uma ferramenta automatizada para auxiliar nessa tarefa.

Desse modo, faltando poucos dias para o início do próximo ano, resolvemos publicar a versão 3.0 (2011) da planilha de orçamento familiar e pessoal, cuja versão anterior foi a de maior interesse por parte de nossos prezados visitantes pelo segundo ano consecutivo.

Segue abaixo a lista de funcionalidades recém-incluídas:

  • novo layout e navegação: melhoria na disposição visual de títulos, dados e gráficos, além da utilização de links para acesso intuitivo a abas mensais e retorno à visualização anual consolidada;
  • ajuda online: você poderá acessar essa postagem a qualquer momento para rever as dicas de preenchimento relacionadas logo abaixo;
  • planejado x realizado: nova coluna para atribuir um limite mensal aos grupos de despesas que você desejar monitorar;
  • 160 linhas para lançamentos mensais: para aqueles cujas 80 linhas da versão anterior não eram suficientes;

Além das novidades acima, preservamos na versão 2011 da planilha de orçamento o acompanhamento dos resultados de todos os meses lançados a partir de uma única aba anual. Mantivemos ainda o conceito da movimentação contábil (entradas, transferências e saídas) para você rastrear por onde o seu dinheiro está fluindo.

E tem mais uma boa notícia: desde março/2012 essa planilha vem sendo disponibilizada totalmente desbloqueada e gratuita sob a licença de uso Creative Commons v.3.

Antes das dicas de preenchimento da planilha, consideramos importante fazer um último comentário: não deixe de se planejar para o futuro, mas também não faça dessa tarefa a razão de sua vida.

“Portanto, ponham em primeiro lugar na sua vida o Reino de Deus e aquilo que Deus quer, e Ele lhes dará todas essas coisas.” (Mateus 6:33)

Um excelente início de ano para você e sua família!

 

Utilizando a planilha

  1. figura 1 – tabela de saldo mensal
    e definição de contas

    Na primeira aba da planilha, certifique-se de que o ano de início do
    orçamento (no topo, em amarelo) está de acordo com o que você pretende
    trabalhar;

  2. A primeira tabela (figura 1) trata da lista de contas a serem incorporadas nas abas de lançamento mensal (M1, M2, M3M12); No exemplo em PDF, você verá uma sugestão de preenchimento. Em linhas gerais, defina uma sigla única (ex.: CC-1, X-CC1, DINH-1) e uma descrição para cada conta (ex.: Conta corrente do Banco X, Conta Poupança – Fulano etc.);Utilize ainda os links posicionados no topo das colunas mensais para acessar a aba do mês correspondente (figura 7) e realizar a edição desejada.
  1. figura 2 – tabela de saldo mensal
    e definição de grupos

    Você também poderá criar até cinco grupos para visualizar as movimentações de
    todas as contas que contém aquele código em suas siglas (ex.: CC agrupará os dados de CC-1 e A-CC2);

    Observe como foi possível separar os lançamentos de todas as contas correntes ou todas as aplicações de investimento utilizando os códigos CC e INV na figura 2; ou, ainda, separar as movimentações dos usuários Olívia (OL) e Heitor (HR).

  1. figura 3 – acompanhamento e definição
    de grupos de despesas

    A última customização na aba ANUAL diz respeito à lista de acompanhamento de despesas (figura 3). Essa lista será incorporada por todas as abas de lançamento mensal posteriores;

    Para facilitar, incluímos sugestões de rótulos para agrupar suas despesas. Altere-os conforme a necessidade, tomando cuidado para não repetir os códigos de GRUPO.

    Na versão 2011, a coluna PREVISÃO MENSAL foi acrescentada para que você possa atribuir um limite de valor para os alertas mensais (em vermelho). Daí fica mais fácil monitorar em que meses os gastos daquele grupo de despesas extrapolou o limite estabelecido.

    Atribua zero nas células correspondentes para acompanhar apenas
    por meio do gráfico comparativo de média de gastos do trimestre (figura 4);

  1. figura 4 – comparativo entre média do
    trimestre, previsão e média anual

    Na versão 2011, criamos um gráfico comparativo entre a média trimestral de gastos do grupo de despesas, a média anual e a previsão mensal para o grupo.

    Ao posicionar as séries de dados de modo sobreposto (figura 4), pretendemos chamar atenção para os casos em que (1) a média de gastos anual superar a previsão mensal, quando esta tiver sido definida, e (2) a média do trimestre estiver acima ou da média anual de gastos ou da previsão mensal, quando aplicável.

    Visualmente, se você avistar uma barrinha vermelha nesses gráficos, significa que a sua média trimestral de gastos naquele grupo de despesas superou tanto o previsto quanto a média anual.

  1. figura 5 – histórico de movimentações por conta

    Uma novidade da nova versão é a simplificação da tabela de histórico de movimentações (figura 5).

    Agora, para cada conta criada anteriormente, será possível visualizar todas as ENTRADAS, todas as SAÍDAS e a variação mensal (VAR. MÊS) resultante: afinal, você gastou mais do que recebeu?

  1. figura 6 – gráficos da movimentação por conta

    A resposta para a pergunta anterior pode ser visualizada nos gráficos das movimentações mensais por conta (figura 6).

    Perceba como as barras verdes representam exatamente a diferença mensal entre todas as entradas e todas as saídas da conta correspondente.

  1. figura 7 – visão geral da aba de lançamentos mensal

    Bom, após as customizações realizadas, chegou a hora de clicar em um dos links para as abas mensais (JAN, FEV, MAR etc.). Se preferir, você também poderá acessar as abas clicando sobre elas na barra de abas do seu editor de planilhas (M1, M2, M3 etc.).

    A aparência das abas mensais (figura 7) continua bem parecida com nossas versões anteriores, embora alguns cálculos e formatações tenham sido aprimorados.

    As principais áreas de entrada de uma aba mensal serão abordadas a seguir.

  1. figura 8 – detalhe da tabela saldo por conta

    Na aba M1, mês de janeiro, destinamos uma coluna para o saldo do ano anterior. Se você iniciou o ano com algum valor na conta (positivo ou negativo), aproveite para lançá-lo nesse espaço.

    O saldo anterior nos demais meses será obtido automaticamente a partir das informações da aba imediatamente anterior. Ou seja, o saldo final previsto para o mês de janeiro será utilizado como saldo anterior para a aba do mês de fevereiro e assim por diante.

  1. figura 9 – tabela de lançamentos do mês (160 linhas)

    Para o lançamento das movimentações (figura 9), basta adotar os seguintes princípios:

    • entradas: todas as receitas ou transferências que entram em uma conta. Preencha a data, a descrição, coloque o código da conta (ex.: CC1) na coluna ENTRADA e o valor na coluna ao lado;
    • saídas: todas as despesas, pagamentos ou transferências que saem de uma conta. Preencha conforme o item anterior, mas digite o código da conta na coluna SAÍDA. Opcionalmente, atribua na coluna CODIGO, o código da despesa, conforme a tabela ACOMPANHAMENTO DE DESPESAS (figura 10). Assim, as saídas ficarão agrupadas por tipo de despesa;
    • transferências: no mesmo lançamento há uma conta que cede (SAÍDA) e uma que recebe (ENTRADA) um mesmo valor. Por exemplo: transferir R$ 50,00 da conta CC1 para a conta INV1. Preencha os dados da transferência atentando para digitar o código da conta de SAÍDA e de ENTRADA corretamente.
  1. figura 10 – acompanhamento de grupos de despesas

    O acompanhamento de grupos de despesas agora conta com uma coluna de previsão mensal, a fim de que você possa ir monitorando a relação orçamento previsto x realizado em cada mês.

    Por conta da quantidade de grupos de despesas atualmente disponíveis para acompanhamento, optamos por suprimir o gráfico anterior de participação de despesas e passamos a adotar a lista de TOP 5, TOP 10 e TOP 20 maiores despesas (figura 10).

    Agora ficou muito mais fácil identificar quais as suas maiores despesas, sem perder de vista o total previsto (PREVISÃO MENSAL) para elas.