logística

Planilha para controle de estoque com gráficos dinâmicos

A planilha de estoque que apresentamos a seguir foi construída a partir de sugestões de vários de nossos visitantes. Ela inclui um quadro de cadastro e controle de estoque para até 1.500 produtos e duas tabelas para lançamento de até 20.000 entradas e saídas desses produtos.

Além disso, a planilha oferece quatro opções de gráficos dinâmicos importantes para a gestão do estoque, como a curva ABC do estoque, a curva ABC de vendas e o histórico de vendas mensais por descrição de itens.

Para facilitar o uso das abas da planilha e o acesso às opções de ajuda online e termos de uso, um painel de navegação inicial realiza a ligação entre cada uma das telas.

Utilizando a planilha

Antes de iniciar o uso da planilha, certifique-se ao abrir o arquivo de habilitar o recurso de macros de seu Microsoft Excel 2007 ou superior.

  1. Inicie o lançamento dos dados de novos produtos na aba de cadastro e controle. Somente após essa primeira inclusão os dados estarão disponíveis nas abas de lançamento de entradas e de saídas. As informações previstas foram as seguintes: código e descrição do item, código e nome do fornecedor, grupo, código da localização física no estoque (bastidor, estante, prateleira etc.), estoque mínimo e estoque anterior;
  2. Para cada produto informado anteriormente, efetue o lançamento de entradas (compras realizadas por produto), incluindo as informações de: data da compra, nota fiscal, preço de compra, quantidade, unidade e código do item segundo cadastro (os dados serão atualizados conforme inclusão anterior);
  3. As saídas do estoque (vendas realizadas por produto) podem ser registradas a partir dos seguintes campos: data da venda (ou perda), código do pedido, preço de venda, quantidade, unidade e código do item (os dados serão atualizados conforme inclusão inicial);
  4. Acompanhe o fluxo do estoque e seu valor financeiro atualizado a cada movimentação através da aba de cadastro e controle.

Utilizando os gráficos dinâmicos

  1. Gráfico de curva ABC por grupo de itens: serve para indicar quais grupos de itens respondem pela maior parte do valor financeiro em estoque (concentre seus esforços de vendas sobre esses itens). Defina os percentuais de agrupamento desejados ao lado do título (por padrão: A<=60%, B<=85%, C<=100%), aplique filtros de nome de grupo, fornecedor e nível do estoque, caso necessário, e clique no botão atualizar;
  2. Gráfico de curva ABC por descrição de item: semelhante ao gráfico anterior, permite busca mais detalhada por descrição. Defina os percentuais de agrupamento desejados ao lado do título (por padrão: A<=60%, B<=85%, C<=100%), aplique filtros de descrição de item, nome de grupo, fornecedor e nível do estoque, caso necessário, e clique no botão atualizar;
  3. Gráfico de curva ABC de vendas: indica os produtos mais vendidos e sua participação no total de vendas do período selecionado (o estoque dos itens mais vendidos e que geram boa parte da receita não deve esgotar). Defina os percentuais de agrupamento desejados ao lado do título (por padrão: A<=60%, B<=85%, C<=100%), aplique filtros de descrição de item, ano, trimestre, nome de grupo e fornecedor, caso necessário, e clique no botão atualizar;
  4. Histórico de vendas por descrição de itens: apresenta a quantidade de itens e o total de vendas realizadas no período. Aplique filtros de nome de grupo, fornecedor e descrição, caso necessário, e clique no botão atualizar.

Conheça também

Mais orçamentos na praça, mais dinheiro no bolso

Retornamos às atividades esse mês com uma novidade para os nossos amigos representantes comerciais, vendedores autônomos e donos de microempresas.

Trata-se de uma planilha de geração de orçamento para pedidos de clientes, em que é possível cadastrar até 150 dados de clientes e até 200 produtos, além de calcular frete por unidades de medidas ou por quantidade de itens da entrega. Um desconto poderá ainda ser oferecido a partir de uma porcentagem ou por valor em Reais.

Inspirada nos pedidos por e-mail e de alguns de nossos amigos do Orkut, nessa versão você poderá até configurar o cabeçalho para incluir a logomarca e os dados de contato de sua empresa.

Essa pode ser a sua oportunidade de lançar os pedidos mais rapidamente e faturar mais negócios.

Aproveite!

 

Utilizando a planilha

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  1. Na aba CLIENTES, você poderá lançar os dados cadastrais de até 150 de seus clientes mais ativos, incluindo: descrição, documento (CNPJ/CPF), endereço, nome do contato, telefone e e-mail. Esses dados serão chamados automaticamente na aba ORÇAMENTO, assim que os códigos CLI001, CLI002, CLI003 etc. forem digitados na área de customização (topo do orçamento).
  2. Na aba PRODUTOS, preencha os dados dos produtos que serão utilizados no orçamento: descrição, unidade e valor unitário. Assim, na aba ORÇAMENTO, no detalhamento de pedido do orçamento, bastará lançar os códigos PRD001, PRD002, PRD003 etc. e definir a quantidade de cada produto a fim de que um total parcial seja automaticamente calculado no final da tabela.
  3. Na aba ORÇAMENTO, edite todas as informações de customização, a saber: código do cliente (para o orçamento atual), localidade, data da emissão e textos livres (linhas #1, #2) para a assinatura no final do documento. Você perceberá que os dados do cliente serão transportados da aba CLIENTES direto para o orçamento e os dados para a assinatura serão repetidos ao final do documento.
  4. Um número de orçamento para controle (ORÇAMENTO Nº. 20091009102356) está sendo gerado automaticamente, baseado na seqüência ANO > MÊS > DIA > HORA > MINUTO > SEGUNDO. Caso deseje colocar um outro controle, basta substituir a fórmula existente com o código desejado.
  5. Ainda na aba de ORÇAMENTO, há dois outros controles importantes: o cálculo do frete e o simulador de desconto.
    • No primeiro, você poderá cadastrar as unidades de medida e definir um valor de frete para cada caso: KG (und), QUILO (descrição), R$ 50,00 (FRETE UNIT.). A planilha pesquisará automaticamente entre os produtos incluídos no pedido quais atendem à unidade discriminada e contabiliza as quantidades (QTD) para gerar o valor total (FRETE TOTAL). Para produtos pequenos, como ferramentas, utensílios, peças em geral, cujo frete possa ser definido por viagem, há ainda a possibilidade de digitar o valor desejado na linha FRETE PARA ITENS DE UNIDADES NÃO RELACIONADAS. A soma dos dois valores é lançada no orçamento (CUSTOS COM TRANSPORTE – FRETE).
    • Para atribuir um desconto por valor, digite diretamente o valor na célula indicada do orçamento. Para calcular o desconto por uma porcentagem, defina o percentual no simulador e o valor será alimentado no orçamento (DESCONTO).
  6. Para editar o cabeçalho da planilha no MS Excel, procure a opção CONFIGURAR PÁGINA > CABEÇALHO/RODAPÉ > CABEÇALHO e substitua os dados de contato e a logomarca (1,40 cm de altura) pelos de sua empresa. Na planilha do BrOffice Calc, procure a opção FORMATAR > PÁGINA > CABEÇALHO e edite os dados de sua empresa.

Atendendo a pedidos: Cálculo de peso volumétrico para remessas aéreas e rodoviárias

Continuando nosso atendimento a pedidos, trazemos uma planilha um tanto peculiar para os colegas que tratam de atividades de comércio exterior e logística.

Quem enviou o pedido foi o nosso amigo Luís, de Recife-PE. Todo o dia ele processa mais de 200 itens para entrega no Brasil afora. Ele sugeriu uma planilha com as seguintes especificações:

  • definição do coeficiente de peso volumétrico para remessas aéreas e rodoviárias;
  • possibilidade de lançar dimensões e peso nas unidades: centímetros por kilo (cm/kg) e polegadas por libras (in/lb);
  • inclusão de pelo menos 20 itens por remessa, para poder colocar cada remessa em um arquivo.

Antes de passarmos ao preenchimento da planilha, no entanto, vamos explicar para você um pouco mais sobre o conceito de peso volumétrico.

Transportadoras e empresas de frete em geral trabalham com essa noção de peso volumétrico porque o seu negócio (enviar coisas de um ponto a outro) é regido por limitações de espaço — a capacidade dimensional de um veículo de carga — e de peso — qual a carga máxima permitida para transportar.

Se uma embalagem é muito espaçosa e tem pouco peso, supostamente sua caixa ocuparia mais espaço que o previsto para o peso dela. Em outras palavras, o veículo de carga sairia com menos caixas e aquela viagem seria pouco lucrativa. Para solucionar esses casos, as empresas de frete utilizam o peso volumétrico em vez do peso real.

Portanto, para prever o custo de sua remessa, basta descobrir qual o peso final (real ou volumétrico) da embalagem que deseja despachar e multiplicá-lo pelo preço unitário (kg/lb) cobrado pela transportadora.

Utilizando a planilha

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Criamos duas abas: DEFINIÇÕES e REMESSAS.

DEFINIÇÕES
, trata dos parâmetros de multiplicação ou divisão, unidade monetária (moeda) e valor por kilo (kg) ou libra (lb).

Uma vez preenchida a aba anterior, você pode se dedicar a lançar os itens na aba REMESSAS. Previmos até 40 linhas para esse preenchimento, por arquivo.

A seqüência de preenchimento da aba REMESSAS é a seguinte:

  1. Descreva o seu item ou informe um código da embalagem;
  2. Digite a quantidade de itens semelhantes;
  3. Escolha o tipo de transporte (aéreo / rodoviário) e lembre-se de checar os preços na aba de DEFINIÇÕES;
  4. Defina quais serão as unidades utilizadas no cálculo do peso volumétrico (cm/kg ou in/lb);
  5. Preencha as dimensões e o peso real da embalagem;

O peso final (máximo) será exibido na seqüência, assim como a previsão do custo para o item atual, baseado nas informações que você informou. No topo da aba, você visualizará os totais de peso e de custo para a remessa, separados por unidade de peso ou moeda, conforme o caso.